Grundlagen und Regelungen zum Abbuchungs-/ Lastschrifteinzugsverfahren

Allgemein gültige Hinweise und Informationen zum Bankeinzug

Anstatt mühselig jede einzelne Fälligkeit im Detail zu überwachen und dann auch noch per Überweisungsauftrag manuell zu begleichen, empfiehlt sich die Teilnahme am sog. Lastschrifteinzugsverfahren.

Was muss ich tun ?

... damit meine Fälligkeiten automatisch abgebucht werden?

Einen einmaligen (nicht wiederkehrenden) Abbuchungsauftrag richten Sie bitte direkt an den zuständigen Fachbereich 6: Kasse und stimmen mit diesem die Grundlagen sowie das Verfahren ab.
Für einen ständigen bzw. wiederkehrenden Bankeinzug benötigen wir ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat (nach amtlichem Vordruck).

Bitte beachten: Um klare und rechtssichere Prozesse ermöglichen zu können, wird ein solches Mandat grds. nur von den konkreten Schuldner(n) für die jeweilige Forderungsart, ersatzweise von Vertretern (mit zugehöriger Bevollmächtigung) im Namen und für ein Bankkonto des entspr. Schuldners, evtl. nötig werdenden (Gesamt-) Rechtsnachfolgern oder ggf. ähnlich einem Schuldner dinglich Berechtigten (wegen im Grundbuch eingetragenem Leibgeding, Nießbrauchs- oder Wohnungsrecht - gemäß Satzung, z.B. im Verbrauchsgebührenbereich) angenommen.

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Wie werden die Abbuchung(en) in meinem Kontoauszug ausgegeben

... und nach welchem Aufbau sowie welcher Reihenfolge erfolgt die Auflistung?

Allgemein gilt:

Den Zahlungs-Empfänger können Sie beim SEPA-Lastschriftverfahren an der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz erkennen und überprüfen.
Die konkrete Zuordnung zu einer Fälligkeit bzw. einer offenen Forderung entnehmen Sie bitte unserem Verwendungszweck

Die (Quartals-) Abbuchungen und deren Fälligkeiten im Personenkontenbereich (des Steueramtes):

... erfolgen in der Regel als sog. "Sammel-Lastschriften":
Das bedeutet, dass wir möglichst viele Einzelfälligkeiten/-forderungen in einer Abbuchung und damit auch einem Verwendungszweck von der EDV automatisiert zusammenfassen lassen, um die Anzahl von Buchungen/ Zahlungsvorgängen und letztendlich Kosten einsparen zu können.
... sind wie folgt im Verwendungszweck -direkt aneinander stehend- und wegen des begrenzten Platzes mit Abkürzungen aufgelistet. Pro zusammengefasstem Zahlungsbetrag verwenden wir folgenden Aufbau:
- Personenkonto- und Objekt-Nr. mit der Objekt-Bezeichnung
- aufsteigend nach der Nummer (die selbst aber nicht ausgewiesen wird) folgen dann die einzelnen Abgaben-/ Buchungsarten mit ihrer Kurz-Bezeichnung und dem zugehörigen Fälligkeitsbetrag in EUR [mehrere Arten sind grds. durch ein Komma getrennt]
- Irgendwo stehen bzw. evtl. auch gleich im Anschluss folgen dann (je nach Umsetzung durch Ihre Bank) noch die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID.
Der Verwendungszweck für eine beispielhafte, bewusst recht einfach gehaltene Abbuchung mit der Mandatsreferenz (z.B. 2500000999 = 999. SEPA-Mandat im Jahr 2025) der Stadt Monheim (Gläubiger-ID: DE85ZZZ00000158683) mit Nacherhebung bei den Verbrauchsgebühren (z.B. bei ca. 100 m³ Jahres-Verbrauch und einer NWG-Fläche von 450 m²) im Rahmen der Jahresabrechnung für das Vorjahr (Abwasser: 6,00 €, Wasser: 7,10 € und Niederschlagswasser: 6,00), neuen Vorauszahlungen für das aktuelle Jahr (1/4-Rate zum 15.02. für Abwasser: 48,00 €, Wasser: 33,00 € und Niederschlagswasser: 12,00 €) sowie gleichzeitiger Grundsteuer (Jahresbetrag: 320,40 € => 1/4 VZ-Rate mit Ratenspitze für 15.02. somit: 80,40 €) für das Objekt/ Grundstück: Musterstraße 1 könnte daher z.B. wie folgt lauten:
- 1. Sammel-Abbuchung mit einem Sammel-Betrag von: 93,50 €
  PK/Obj. 02/00-9999-00 /002 Musterstrasse 1: Grundsteuer B:80,40 EUR, Niederschl.wassergeb.:6,00 EUR, Wassergeb. Monh.:7,10 EUR,
- 2. Sammel-Abbuchung mit einem Sammel-Betrag von: 51,00 €
  PK/Obj. 02/00-9999-00 /002 Musterstrasse 1: Schmutzwassergeb.:6,00 EUR, Abschlag NWG:12,00 EUR, AbschlagWasser Monh.:33,00 EUR,
- 3. Sammel-Abbuchung mit einem Sammel-Betrag von: 48,00 €
  PK/Obj. 02/00-9999-00 /002 Musterstrasse 1: Abschlag Schmutzw.geb.:48,00 EUR,
- Bei diesem Beispiel würden sich so also drei Positionen im Kontoauszug ergeben. Zu jeder Sammel-Abbuchung müsste dann noch (häufig am Ende) die Gläubiger-ID, z.B. hier: DE85ZZZ00000158683, ggf. (je nach Bank) auch der Name des Gläubigers, z.B.: Stadt Monheim und immer die Mandatsreferenz, hier: 2500000999 ausgewiesen sein. Wie und wo diese Daten genau stehen, ist vom jeweiligen Kreditinstitut abhängig.
Die Anzahl der zulässigen Zeichen ist (wie bei Ihren Überweisungen) aufgrund der SEPA-Bestimmungen vorgegeben. Je nach Text- und Betragslänge, z.B. wegen der unterschiedl. langen Objekt- sowie Art-Bezeichnungen, der verschieden-stelligen Beträge, usw. ist dabei mit Verschiebungen (im Gegensatz zum o.a., sehr einfachen Beispiel) zu rechnen. Sollte jemand über mehrere Grundstücke verfügen oder sind anderweitig mehrere Objekte betroffen, kommt es auch zu Mischungen der Objekte innerhalb von Sammel-Abbuchungen. Hier steht aber jeweils bei einem neuen Objekt extra die PK-/Obj.-Nr. und die Objektbezeichnung (als Art: "Titel/ Überschrift") immer gezielt vor den entsprechenden, danach folgenden Einzelfälligkeiten der jeweiligen Abgaben-/ Buchungsarten.
Was wir leider auch nicht direkt steuern können, ist die Reihenfolge der Verarbeitung und somit auch die Ausgabe der Sammelbuchungen auf Ihrem Kontoauszug. Obwohl unsere Datenzusammenstellung immer auf Basis der Nummern für PK, Objekt und (Abgabe-/ Buchungs-) Arten erfolgt, werden anscheinend die von uns jeweils eingereichten Sammel-Lastschriften immer wieder Mal in einer anderen Reihenfolge abgearbeitet und ausgegeben. Das ist aber bei der immensen Menge an Datenpaketen, die wir insbesondere bei Abbuchungen zu Quartalsfälligkeiten übermitteln, auch nicht wirklich verwunderlich.
Fazit: Bitte greifen Sie zum Vergleichen bzw. Überprüfen der einzelnen Beträge (im Verwendungszweck der Sammel-Lastschriften) immer auf Ihre, diesen Fälligkeiten zugrundeliegenden Schriftstücke zurück. Nur anhand der von uns im Vorfeld erhaltenen Bescheide, Rechnungen, Schreiben, etc. ist eine detaillierte Überprüfung gut möglich. Nutzen Sie für Ihre Kontrolle auch nicht den bloßen "Sammel-Betrag" pro Abbuchung, sondern gehen Sie jeden einzeln im Verwendungszweck ausgewiesenen Betrag zur entsprechenden Abgaben-/ Buchungsart systematisch durch.

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Grundlagen zum Verfahren

... beim Einzug von Fälligkeiten per sog. SEPA-Basislastschriften

Verfahrensart bei den Lastschriften:

Bei den Abbuchungen in der Verwaltungsgemeinschaft wird nach interner Abstimmung grundsätzlich nur das sog. "Basis-Lastschriftverfahren" (CORE bzw. COR1) angeboten bzw. bedient. Firmenlastschriften (B2B) werden derzeit nicht angewandt bzw. unterstützt.
Beim Einzug von wiederkehrenden Fälligkeiten per Lastschriften (z.B. zur Begleichung von lfd. Abgaben, Miete, usw.) verwenden wir nach Abstimmung mit unseren Hausbanken grds. die in Deutschland seit ca. 12/2013 nun national flächendeckend möglichen "SEPA-Eillastschriften" (COR1). Dies hat für unsere Kunden den Vorteil, dass die standardmäßigen Einreichungsfristen von CORE bei der Bank wieder ansatzweise auf die alten herabgesetzt werden und somit evtl. Änderungen noch bis ca. 3 Bankarbeitstage vor dem Eintritt der Fälligkeit berücksichtigt werden können.

Abbuchs-Vorankündigungen (sog. "Pre-Notifications"):

Die Gläubiger-ID (CRED) sowie die Mandatsreferenz (MREF) können Sie nach deren Vergabe entweder den vorab übersandten Wandlungsschreiben entnehmen oder sie werden in einer Abbuchungsvorankündigung (z.B. Bescheid, Rechnung, Vertrag oder sonstige Mitteilung) bzw. spätestens im Verwendungszweck auf Ihrem Kontoauszug unter dem "Block" der allgemeinen "SEPA-Informationen" übermittelt.
Evtl. offene bzw. fällige, aber bisher nicht vollzogene Forderungen (= Guthaben oder Nachzahlungen) werden grundsätzlich mit der jeweils nächsten Fälligkeit ausgeglichen.
Ein Versand von geänderten bzw. erneuten Abbuchungsvorankündigungen zu Guthaben oder Nachzahlungen entfällt. Dies gilt auch bei nur geringfügigen Änderungen an der Fälligkeit oder einem vollständigen Entfall.
Bitte stellen Sie die Deckung des Kontos zum jeweiligen Fälligkeitstermin sicher und bewahren Sie alle Wandlungsschreiben und/ oder ggf. neu ausgestellten SEPA-Lastschriftmandate sowie die zugehörigen Abbuchungsvorankündigungen dauerhaft in Ihren Unterlagen auf.
Abbuchungsvorankündigungen die regelmäßig wiederkehrende Fälligkeiten (wie z.B. Grundsteuer) enthalten, gelten diesbezüglich -bis zum Erhalt einer geänderten, persönlich übermittelten oder auch öffentlich (z.B. per Satzung, Amts-/ Mitteilungsblatt, Informationsschreiben oder im Internet) zugänglich gemachten Mitteilung- auch analog für zukünftige Fälligkeiten. Von weiteren Pre-Notifications zu diesen Forderungen zum jeweiligen Abbuchungstermin (auch in Folgejahren) wird daher abgesehen.
Die Frist für die Abbuchungsvorankündigung kann -im gegenseitigen Interesse- bei begründetem Anlass bis auf einen Tag herabgesetzt werden.